Pourquoi gérer son Parc Auto ?
Le parc automobile, qu’il soit acheté ou loué, occupe une place importante dans la vie de l’entreprise. Il représente souvent le 2eme ou le 3eme poste de charges. L’optimisation de sa gestion constitue à la fois :
Un avantage concurrentiel
Un avantage concurrentiel
La gestion de parc constitue la seule garantie de disposer d’un parc bien entretenu, renouvelé à la bonne fréquence et permettant de diffuser une image positive de l’entreprise. La gestion de parc réduit le temps d’immobilisation des véhicules et augmente la productivité des utilisateurs (qu’il s’agisse de véhicules commerciaux, d’après-vente ou de transport).
Une réduction importante des charges
La complexité de la gestion d’une flotte automobile ne permet plus une « navigation à vue », chaque décision portant sur des enjeux financiers importants, qu’il s’agisse :
- de la détermination de sa taille et de sa composition (choix des marques et modèles)
- de sa fréquence de renouvellement (durée & kilométrage d’utilisation) et du choix d’un financement en adéquation
- des frais inhérents à son utilisation (carburant, assurance, maintenance, fiscalité, gestion administrative et/ou technique,...) et de leur optimisation
Le gestionnaire de parc doit disposer d’outils fonctionnels automatisés et de tableaux de bord pour:
- consacrer son temps à l’analyse des états de gestion en vue de proposer des options d’amélioration de la politique automobile
- optimiser l’exploitation du parc et les dépenses inhérentes aux différents postes constituant sa gestion
Une maîtrise des coûts
- le suivi et le contrôle des consommations décèlent les écarts de consommation entre les différentes marques et modèles de véhicules, repèrent également les éventuels abus ainsi que les erreurs de facturation des pétroliers
- la gestion des sinistres mesure la sinistralité de la flotte ainsi que celle de tout élément ou sous ensemble analytique (ex : département, direction, service, conducteur, véhicule,...). Elle facilite la mise en place d’une politique préventive dont l’objectif principal est de réduire la sinistralité à travers la responsabilisation des utilisateurs. Le module optionnel d’analyse financière décompose le coût des sinistres et agit sur chacun des paramètres (soit par la négociation d’accords spécifiques avec les différents fournisseurs, soit par la renégociation des conditions contractuelles d’assurance)
- le suivi de l’entretien assure, grâce à une consultation « on line » du livret d’entretien des véhicules, du respect par les utilisateurs des préconisations des constructeurs (révisions effectuées au kilométrage prévu). Le suivi de l'entretien décompose le coût de la maintenance par section analytique et, par conséquent, différencie les bons des mauvais utilisateurs (ou toute autre entité analytique).
Fonctionnalités :
L’application de gestion de Parc Auto sera développée sous forme de modules.
Modules Gestion Parc Auto
Module 1 : Classement des véhicules
- Recensement de l’ensemble des informations administratives, et financières concernant chaque véhicule (Immatriculation, carte grise, numéro de châssis, date de mise en circulation, date de réforme, etc.),
- Gestion des acquisitions (Achat, leasing ou location),
- Gestion des marques, gammes, conforts et catégories de véhicules,
- Gestion des modèles : consulter les caractéristiques techniques complètes(général, motorisation, consommation, dimensions, pneumatique, etc.),
- Gestion des fournisseurs de véhicules (concessionnaires, agences de locations, sociétés de leasing),
- Gestion des véhicules de remplacement.
Module 2 : Gestion des utilisations
- Gestion des affectations(date début, date de fin prévue, date de fin réelle, activité, région, secteur, direction, département, service, conducteur principal, conducteur secondaire),
- Gestion des conducteurs(matricule, nom, prénom, numéro de permis de conduire, service, département, type et validité de permis, etc.),
- Gestion des ordres de mission(autorisation de circulation, permanence, déplacement, pointage...),
- Gestion des activités(administrative, logistique, commerciale...),
- Gestion des trajets et zones, (Trajets récurents, nouveaux trajets ….)
Module 3 : Gestion des interventions
- Gestion des plans d’entretiens : vidange, changement de pièce, révision…,
- Gestion des types d'intervention (mécanique, hydraulique, électrique…),
- Gestion des visites techniques,
- Suivi des immobilisations des véhicules (taux d’immobilisation du parc),
Module 4 : Gestion des consommations
- Gestion des bons de consommation,
- Gestion des cartes de consommation (services et plafond),
- Affectationdes cartes de consommation par conducteur ou par véhicule,
- Consultation de l'historique des consommations par carte et/ou bon,
- Tableau de bord complet, pourcentage de consommation du parc, montants, distances parcourues,
- Analyse des consommations, et détection des anomalies : consommation qui dépasse le volume du réservoir, véhicule inexistant, deux consommations effectuées dans la même journée...,
- Gestion des cartes de péages autoroutes,
- Gestion des dépenses diverses.
Module 5 : Gestion juridique
- La gestion des véhicules adversaires,
- La gestion des vignettes et taxes,
- La gestion des assurances : Compagnie d’assurance, intermédiaire…
Module 6 : Gestion des alertes
- Alertes générales: assurances, vignettes, taxes, réformes, autorisations de circulation, carnets métrologiques, extincteurs, certificats de jaugeage...,
- Alertes des opérations techniques (contrôles réglementaires et techniques),
- Alertes des vidanges (paramétrage de la fréquence pour chaque modèle),
- Alertes en temps réel de dépassement de la marge de consommation carburant tolérée,
- Alertes des opérations administratives (les affectations, assurances, taxes, les permis de conduire, etc.),
- Alertes du plafond kilométrique et pneumatique des véhicules de location.
Module 7 : Rapports et statistiques
Un tableau de bord des états de sortie exportable vers (Excel, Pdf), voici une liste non exhaustive:
- Liste des véhicules.
- Liste des véhicules( parsous-parc, par marque, par gamme, par modèle, par confort, par catégorie, par région, par secteur, par direction, par département, etc.).
- Fiche complète du véhicule.
- Rapport véhicule complet (affectations, entretiens, consommations, coûts, assurances, vignettes, etc.).
- Les kilométrages.
- Liste des affectations (en cours, clôturées).
- Les ordres de mission.
- Les demandes d’intervention en cours.
- Consommation carburant (par véhicule, activité, ville, utilisation, marque, gamme, conducteur).
- Les consommations, groupement par véhicule.
- Les consommations, groupement par service station.
- Assurances (alertes, liste complète).
- Vignettes (alertes, liste complète).
- Visites techniques (alertes, liste complète).
